JAK SIĘ CZUJE TWÓJ SYSTEM IT? BADAJ REGULARNIE – TAK JAK SIEBIE ABY BYĆ ZDROWYM (LUB SAMOCHÓD ABY NIE UTRACIĆ GWARANCJI)

Dlaczego warto zlecić audyt systemu IT? Dlaczego powinieneś wiedzieć czy dysponujesz?

Systemy IT są na stałe wrośnięte w firmy. Jeśli nie działają nie da się pracować w ogóle, dobrze wdrożone pozwalają na efektywną pracę, świetną obsługę Klientów i przewagi nad konkurencją. Korzyści to zadowolenie Klientów, lepsza wydajność pracowników, o której 10 lat temu nie można było nawet marzyć, poprawa rentowności i właściwe decyzje biznesowe dzięki informacjom o firmie, które  dla menedżerów mogą być dostępne z dowolnego miejsca na świecie. 

Te ewidentne zalety nowoczesnego środowiska pracy mogą jednak przestać być dostępne w wyniku awarii lub ataków cyberprzestępców. Identyfikacja i ocena ryzyka, oraz zapobieganie tym ryzykom to ważny element pracy menedżera. 

Aby osiągać maksymalne korzyści i minimalizować zagrożenia niezbędna jest rzetelna informacja o tym jaki naprawdę jest system IT posiadany przez firmę. Ta wiedza pozwala podejmować właściwe decyzje teraz i planować rozwój w przyszłości. 

Wielu menedżerom nasuwają się następujące pytania: 

• Czy firma mogłaby pracować efektywniej dzięki rozwiązaniom IT? 
• Czy to co mam jest optymalnie wykorzystane? 
• Czy pieniądze na zakupy IT zostały dobrze wydane? 
• Czy jestem bezpieczny? Czy zagrożone jest funkcjonowanie przedsiębiorstwa? 
• Ile należy wydać aby usunąć zagrożenia i kiedy należy to zrobić? 
• Jakie inwestycje należy poczynić aby lepiej wykorzystywać zasoby? Czy posiadane systemy informatyczne obsłużą planowany rozwój? 

Sprawdź zatem to co masz, skontroluj swój dział IT lub firmę zewnętrzną, która obsługuje Twoje przedsiębiorstwo. Jeśli skontaktujesz się z nami, wspólnie określimy odpowiedni do Twoich potrzeb zakres audytu.

Jakie są przykłady pozytywnego wpływu systemów IT na biznes? 

Systemy IT (technologiczne rozwiązania i infrastruktura informatyczna) mają ogromny wpływ na funkcjonowanie i rozwój biznesu. Poniżej kilka przykładów korzyści jakie może przynieść firmie dobre wdrożenie aplikacji pracujących na sprawnym systemie IT. 

1. Automatyzacja procesów 

Przykład: Wdrożenie systemu skanowania i obsługi faktur umożliwia automatyczne wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego, eliminując ręczne przepisywanie i zmniejszając liczbę błędów. 

Korzyść biznesowa: Oszczędność czasu i kosztów pracowniczych, mniejsza liczba pomyłek, szybsze zatwierdzanie płatności. 

2. Poprawa jakości obsługi klienta (CRM) 

Przykład: Zastosowanie systemu CRM (Customer Relationship Management), który gromadzi pełną historię kontaktów z klientem, pozwala działom sprzedaży i obsługi klienta na szybsze udzielanie odpowiedzi i proponowanie spersonalizowanych ofert. 

Korzyść biznesowa: Wzrost satysfakcji klientów, wyższa sprzedaż cross- i upselling, lepsze relacje na rynku.

3. Lepsze decyzje dzięki analityce danych (BI) 

Przykład: Firmy korzystają z narzędzi Business Intelligence (BI) do analizy sprzedaży, trendów rynkowych czy zachowań użytkowników na stronie internetowej. Raporty i dashboardy pozwalają menedżerom natychmiast reagować na zainteresowanie określonymi produktami, wahania popytu czy zmiany zachowań klientów. 

Korzyść biznesowa: Trafniejsze decyzje strategiczne i operacyjne, lepsze dopasowanie oferty do potrzeb rynku, maksymalizacja zysków. 

4. Współpraca i komunikacja (narzędzia chmurowe) 

Przykład: Platformy do pracy zespołowej (takie jak Microsoft 365, Google Workspace czy Slack) umożliwiają szybki dostęp do dokumentów w chmurze, wspólną pracę w czasie rzeczywistym i sprawną komunikację bez względu na lokalizację pracowników. 

Korzyść biznesowa: Przyspieszenie obiegu informacji, większa elastyczność zespołów (np. praca zdalna), niższe koszty infrastruktury biurowej. 

5. Bezpieczeństwo danych i ciągłość działania 

Przykład: Systemy IT z mechanizmami backupu, szyfrowania i monitorowania zagrożeń pomagają chronić wrażliwe dane (np. dane Klientów, dane wrażliwe, informacje finansowe) i szybko przywracać działanie systemów po awarii czy ataku hackerskim. 

Korzyść biznesowa: Uniknięcie strat finansowych związanych z przestojami, ograniczenie ryzyka kar za niewłaściwą ochronę danych, zachowanie zaufania klientów. 

6. Optymalizacja łańcucha dostaw (ERP) 

Przykład: Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) integrują procesy produkcyjne, magazynowe i logistyczne, umożliwiając m.in. sprawniejsze planowanie zapasów czy śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. 

Korzyść biznesowa: Zmniejszenie kosztów magazynowania i transportu, ograniczenie opóźnień, lepsze wykorzystanie zasobów (np. maszyn). 

7. Wzrost zasięgu dzięki e-commerce 

Przykład: Uruchomienie sklepu internetowego (np. na platformie Shopify czy własnym systemie) otwiera dostęp do nowych rynków i umożliwia 24-godzinną sprzedaż. 

Korzyść biznesowa: Większe przychody, możliwość pozyskania nowych Klientów spoza lokalnego rynku, skalowanie biznesu bez konieczności dużych inwestycji w infrastrukturę fizyczną. 

8. Personalizacja oferty i marketingu (marketing automation) 

Przykład: System do marketing automation (np. HubSpot, Marketo) pomaga tworzyć zautomatyzowane kampanie e-mailowe, segmentować bazę odbiorców i śledzić efekty kampanii w czasie rzeczywistym. 

Korzyść biznesowa: Wyższa skuteczność komunikacji marketingowej, lepszy wskaźnik konwersji, automatyczne wysyłanie spersonalizowanych ofert. 

9. Zwiększenie konkurencyjności 

Przykład: Firma budująca przewagę rynkową poprzez oferowanie Klientom nowoczesnych rozwiązań (np. aplikacje mobilne do zamawiania usług czy szybkie płatności online) może szybciej zdobywać lojalność Klientów. 

Korzyść biznesowa: Większe udziały w rynku, wyższa wartość marki, wyprzedzenie konkurencji w innowacjach. 

Każde z wymienionych rozwiązań IT może przynieść firmie wymierne efekty finansowe (m.in. ograniczenie kosztów czy zwiększenie przychodów), a także istotnie wzmocnić jej pozycję na rynku poprzez lepszą wydajność i podniesienie poziomu bezpieczeństwa. 

Jak zbieramy dane podczas audytu? 

Aby przygotować raport potrzebujemy wiedzy o firmie, jej procesach i zasobach. Pozyskujemy ją na 3 sposoby. 

1. Ankiety – podczas rozmów z przedstawicielami firmy zbieramy następujące informacje: 

• Oczekiwania zarządu dotyczące roli systemu IT w przedsiębiorstwie. 
• Ogólne informacje o systemie IT i jego składnikach. 
• Zgodność z opracowanym  przez nas standardem „Dobry system IT”. 
• Rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa IT. 

2. Inwentaryzacja zasobów – przy użyciu odpowiednich narzędzi oraz po użyczeniu dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa zbadamy: 

• Procedury związane z informacjami przetwarzanymi w systemach IT. 
• Zainstalowane oprogramowanie oraz zgodność stanu faktycznego z posiadanymi licencjami. 
• Sprzęt sieciowy i jego konfigurację. 
• Zasoby centralne (serwery, pamięci masowe, kopie zapasowe). 
• Przetwarzane dane i uprawnienia dostępu do nich. 
• Komputery użytkowników i urządzenia peryferyjne. 

3. Badanie odporności systemów IT na cyber-zagrożenia – przy użyciu specjalizowanych narzędzi zrealizujemy: 

• Wykrywanie urządzeń w systemie IT (również tych niechcianych). 
• Skanowanie podatności na ataki. 
• Testy phishingowe (na żądanie). 

Co wchodzi w skład raportu? 

1. Ogólny przegląd stanu systemu (Executive Summary) 

• Krótka, zrozumiała dla nietechnicznego odbiorcy synteza najważniejszych informacji: czy system działa stabilnie, jakie są główne wyzwania, kluczowe osiągnięcia i ryzyka. 
• Najważniejsze wnioski oraz rekomendacje działań. 

2. Obecna infrastruktura IT 

• Opis głównych elementów infrastruktury (serwery, sieć, urządzenia końcowe, systemy chmurowe, kluczowe aplikacje biznesowe). 
• Informacja o ewentualnych zmianach w infrastrukturze od ostatniego raportu (nowe wdrożenia, wymiany sprzętu, aktualizacje) – jeśli poprzedni raport jest dostępny. 
• Zarys architektury systemów w ujęciu biznesowym (jakie systemy są krytyczne, które wspierają poszczególne procesy biznesowe). 

3. Dostępność i wydajność 

• Wskaźniki dostępności (uptime) kluczowych systemów oraz usług w określonym okresie (np. w ciągu ostatniego kwartału). 
• Czas reakcji, szybkość działania aplikacji oraz ewentualne przekroczenia norm SLA (Service Level Agreement). 
• Informacje o przerwach w działaniu (planned vs. unplanned downtime) – ile było awarii i jak zostały rozwiązane. 

4. Bezpieczeństwo i zgodność (compliance) 

• Najważniejsze zdarzenia związane z bezpieczeństwem, takie jak wykryte incydenty, próby ataków czy naruszenia danych – z opisem, jak zostały zażegnane. 
• Stan aktualizacji systemów operacyjnych, oprogramowania, łat bezpieczeństwa. 
• Informacje o testach bezpieczeństwa (np. testach penetracyjnych) oraz planowanych działaniach naprawczych. 
• Zgodność z wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi (np. RODO, branżowe normy bezpieczeństwa). 

5. Koszty i budżet 

• Zestawienie poniesionych kosztów na IT w analizowanym okresie (sprzęt, licencje, usługi, koszty wsparcia). 
• Wykorzystanie budżetu w odniesieniu do planu (planowane wydatki vs. realne). 
• Prognozowane koszty na najbliższe okresy i proponowane inwestycje. 

6. Incydenty i zgłoszenia (Help Desk / Service Desk) 

Jeśli poniższe dane zostaną udostępnione  to opiszemy również: 

• Liczba obsłużonych zgłoszeń i czas reakcji/rozwiązania. 
• Powtarzające się problemy – czy wymagana jest modernizacja, dodatkowe szkolenia, wymiana sprzętu lub oprogramowania. 
• Poziom satysfakcji użytkowników (jeżeli firma prowadzi badania opinii wewnętrznej). 

7. Projekty i działania rozwojowe 

• Status trwających projektów IT (np. wdrożenie nowego systemu ERP, CRM, migracja do chmury, automatyzacje). 
• Informacja o planowanych terminach zakończenia oraz zasobach (ludzkich, finansowych, sprzętowych) niezbędnych do ukończenia projektów. 
• Wstępna ocena korzyści biznesowych z realizowanych lub niedawno ukończonych projektów (np. usprawnienie procesów, redukcja kosztów, przyspieszenie pracy). 

8. Ryzyka i rekomendacje 

• Zidentyfikowane ryzyka (np. starzejąca się infrastruktura, brak wystarczających zabezpieczeń, przeciążenia łączy, zależność od jednego dostawcy). 
• Szacowana skala i prawdopodobieństwo wpływu na działalność firmy. 
• Zalecenia dotyczące minimalizacji ryzyka (np. backupy w innej lokalizacji, dodatkowe testy bezpieczeństwa, modernizacja określonych elementów). 
• Ścieżka rozwoju systemu IT (np. wdrożenie chmury hybrydowej, nowe narzędzia z zakresu cyberbezpieczeństwa). 

9. Podsumowanie strategiczne 

Jak obecny stan systemu IT wspiera lub ogranicza cele biznesowe. 

Jakie są najbliższe kroki, aby zwiększyć efektywność i bezpieczeństwo. 

Ogólna prognoza rozwoju i rola działu IT w realizacji planów firmy. 

10. Załączniki i szczegółowe dane (opcjonalne).

Słownik istotnych dla menedżerów pojęć powiązanych z IT 

Niniejszy słownik prezentuje kluczowe pojęcia z obszaru zarządzania i bezpieczeństwa w firmach, z uwzględnieniem rozwiązań IT (Information Technology) oraz OT (Operational Technology). Obejmuje definicje systemów wspierających działania biznesowe (np. ERP, CRM, BI), mechanizmów zapewniających ciągłość pracy (np. BIA, BCP, RPO, RTO) oraz zagrożeń (np. ransomware, atak hackerski). Zawarte tu hasła pokazują, jak technologie IT i OT przenikają się, usprawniając nie tylko obieg informacji, lecz także sterowanie fizycznymi procesami w przedsiębiorstwie. Dzięki temu można skuteczniej chronić zasoby, zwiększać produktywność oraz szybciej reagować na zmiany rynkowe. 

Process automation (automatyzacja procesów) to wykorzystanie technologii i oprogramowania do usprawniania powtarzalnych zadań i procedur w firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwo może działać szybciej, taniej i z mniejszym ryzykiem błędów ludzkich. Jednocześnie pracownicy zyskują więcej czasu na zadania wymagające kreatywności i decyzyjności. 

E-commerce (handel elektroniczny) to sposób kupowania i sprzedawania produktów lub usług w internecie. Dzięki niemu klienci mogą dokonywać zakupów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, a firmy docierają do większej liczby odbiorców. Pozwala to zwiększyć zasięg sprzedaży, przyspieszyć transakcje i poprawić wygodę zarówno dla sprzedających, jak i kupujących. 

Marketing Automation (automatyzacja procesów w marketingu) to wykorzystanie narzędzi i oprogramowania, które samodzielnie wykonują powtarzalne zadania, takie jak wysyłanie mailingów, publikowanie treści czy segmentacja klientów. Dzięki temu można łatwiej dotrzeć do odbiorców z odpowiednim przekazem we właściwym czasie, co zwiększa efektywność kampanii. Pracownicy marketingu zyskują natomiast czas na planowanie strategii i tworzenie bardziej kreatywnych działań. 

EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) to system, który pozwala przetwarzać firmowe dokumenty w formie cyfrowej zamiast papierowej. Dzięki temu możliwa jest szybsza dystrybucja informacji, lepsza kontrola wersji i automatyzacja procesów akceptacyjnych. Taki system nie tylko ułatwia wyszukiwanie archiwalnych dokumentów, ale też wspiera oszczędność kosztów oraz ekologiczny model pracy. 

UC&C (Unified Communications & Collaboration) czyli systemy pracy grupowej to narzędzia, które ułatwiają współpracę członków zespołu bez względu na to, gdzie się znajdują. Umożliwiają dzielenie się dokumentami, komunikację w czasie rzeczywistym i koordynację zadań w jednym miejscu. W efekcie firma działa sprawniej, a decyzje mogą być podejmowane szybciej i bardziej efektywnie. Przykładem środowiska collaboration może być Microsoft 365 czyli poczta elektroniczna, biblioteki dokumentów i Teams. 

ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowane oprogramowanie, które pomaga w zarządzaniu kluczowymi obszarami firmy, takimi jak finanse, sprzedaż, magazyn czy kadry. Dzięki niemu wszystkie dane i procesy znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia kontrolowanie kosztów i lepsze planowanie zasobów. W efekcie przedsiębiorstwo może podejmować szybsze decyzje i sprawniej reagować na zmiany rynkowe. Przykłady systemów ERP to Comarch XL, Comarch Optima, Microsoft Dynamics, Exact 

CRM (Customer Relationship Management) to system, który pomaga firmie w zarządzaniu relacjami z Klientami w zakresie marketingu, sprzedaży, obsługi klienta i zarządu. Ułatwia on śledzenie historii kontaktu, zapisywanie informacji o zakupach i preferencjach, dzięki czemu firma może lepiej poznać potrzeby klientów. W efekcie można skuteczniej dopasowywać oferty i zapewniać wyższą jakość obsługi. Przykłady systemów CRM to między innymi ZOHO, salesforce, Dymamics 365. 

BI (Business Intelligence) to sposób na przekształcanie firmowych danych pochodzących z różnych systemów w użyteczne informacje pomagające w podejmowaniu decyzji biznesowych. Dzięki zastosowaniu narzędzi analitycznych i przejrzystych wizualizacji, menedżerowie mogą szybko dostrzec trendy czy pojawiające się problemy. Pozwala to działać w oparciu o twarde dane, zamiast jedynie polegać na intuicji. 

Ransomware to złośliwe oprogramowanie, które blokuje lub szyfruje dane firmowe, a następnie żąda okupu za przywrócenie dostępu. Przestępcy często infekują systemy poprzez zainfekowane załączniki w mailach lub niebezpieczne linki. W efekcie firma może zostać unieruchomiona, jeśli nie ma skutecznego planu bezpieczeństwa i kopii zapasowych. Więcej informacji na ten temat w artykule RANSOMWARE – JAK SIĘ ZACHOWAĆ GDY ZOSTANIEMY ZAATAKOWANI I JAK SIĘ ZABEZPIECZYĆ ABY ZACHOWAĆ CIĄGŁOŚĆ PROCESÓW BIZNESOWYCH na naszym blogu.

Atak hakerski to nieautoryzowane działanie, którego celem jest naruszenie zabezpieczeń systemu lub sieci w celu kradzieży danych, zakłócenia działania czy innych szkodliwych działań. Hakerzy wykorzystują często luki w oprogramowaniu, brak świadomości pracowników lub metody socjotechniczne. Może to prowadzić do utraty poufnych informacji, strat finansowych oraz naruszenia wizerunku firmy. 

BIA (Business Impact Analysis) to proces identyfikowania i oceniania, które obszary firmy są najbardziej narażone na skutki przestojów lub awarii. Dzięki temu można ustalić priorytety w ochronie kluczowych zasobów i procesów biznesowych, aby minimalizować straty finansowe i reputacyjne. W ten sposób przedsiębiorstwo zyskuje wiedzę niezbędną do przygotowania skutecznych planów awaryjnych i zachowania ciągłości działania. 

BCP (Business Continuity Plan) to plan, który opisuje, jak firma powinna postępować w sytuacji kryzysowej, by nie przerwać kluczowych działań. Zawiera procedury i zasoby potrzebne do przywrócenia najważniejszych procesów w jak najkrótszym czasie, np. po awarii systemu czy innym nieoczekiwanym zdarzeniu. Dzięki niemu przedsiębiorstwo minimalizuje straty i szybciej wraca do normalnego funkcjonowania. 

RPO (Recovery Point Objective) to maksymalny czas wstecz, z którego firma może pozwolić sobie na utratę danych w razie awarii lub innego zdarzenia. Określenie RPO pomaga wybrać odpowiednią częstotliwość wykonywania kopii zapasowych i sposób ich odtwarzania. Dzięki temu przedsiębiorstwo wie, do jakiego momentu w przeszłości musi cofnąć się z danymi, by możliwie szybko wrócić do normalnego działania. 

RTO (Recovery Time Objective) to maksymalny czas, w jakim firma może sobie pozwolić na brak działania kluczowych systemów lub procesów po awarii. Określenie RTO pomaga ustalić, jak szybko przedsiębiorstwo powinno przywrócić sprawność, żeby uniknąć poważnych strat lub przestojów. Dzięki temu możliwe jest zaplanowanie odpowiednich działań, zasobów i procedur awaryjnych, które zapewnią szybkie odzyskanie ciągłości biznesowej. Można powiedzieć, że jest to czas potrzebny dla przywrócenia systemów firmy do punktu RPO. 

IT (Information Technology) to dziedzina obejmująca wykorzystanie komputerów, oprogramowania i sieci do przetwarzania oraz przesyłania informacji. Obejmuje zarówno sprzęt i systemy, jak i usługi, które umożliwiają automatyzację procesów biznesowych, komunikację czy przechowywanie danych. Dzięki IT firmy mogą działać efektywniej, szybciej się rozwijać i lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. 

OT (Operational Technology) to technologie i systemy służące do monitorowania i sterowania procesami w przemyśle i innych obszarach, gdzie kluczowa jest ciągłość działania maszyn oraz infrastruktury. W przeciwieństwie do systemów IT, skupiają się one głównie na świecie fizycznym, nadzorując produkcję, energię czy transport. Dzięki OT przedsiębiorstwa mogą pracować bezpiecznie i efektywnie, minimalizując ryzyko awarii sprzętu. 

Jeśli jesteś zainteresowany naszymi usługami skontaktuj się z nami telefonicznie:

• Paulina Śrama, tel.: +48 605 586 507,  email: paulina.srama@upgreat.com.pl
• Michalina Puzanów, tel.: +48 667 752 750, email: michalina.puzanow@upgreat.com.pl

lub z użyciem formularza -> Kontakt | Upgreat