Systemy współpracy
Każde przedsiębiorstwo wykonując swoją działalność realizuje procesy biznesowe. W zależności od rodzaju działalności i struktury organizacyjnej istnienie procesów biznesowych jest mniej lub bardziej uświadomione, jednak w ogólnym zarysie wszystkie pozycjonują się w obszarze między procesami ustrukturyzowanymi (structured processes) i nieustrukturyzowanymi (unstructured processes).
Proces ustrukturyzowany to taki, którego przebieg może być zaplanowany przed jego realizacją i następnie sam proces może być wykonany wielokrotnie w taki sam sposób. Jesteśmy w stanie dokładnie określić jakie etapy wchodzą w skład procesu, jakie są zależności oraz warunki przejścia między nimi, kto realizuje poszczególne etapy procesu oraz jakie zasoby i są potrzebne do jego realizacji. Z powyższego wynika również, że na poziomie systemów IT można zaplanować jakie dane i aplikacje będą niezbędne do realizacji.
Zupełnym przeciwieństwem są procesy nieustrukturyzowane – w ich przypadku możemy jedynie określić efekt końcowy realizacji procesu. Nie wiemy z jakich działań będzie składać się proces, kto go będzie realizował i jakie zasoby będą niezbędne. Konkretne czynności i wymagane zasoby określane są już w trakcie realizacji procesu przez jego uczestników, nierzadko na skutek właśnie zdobytych doświadczeń. W zasadzie można powiedzieć, że każda instancja procesu nieustrukturyzowanego może być inna.
W rzeczywistym świecie najczęściej występują procesy mieszane (semi-structured processes). Zdarza się, że pewne fragmenty procesów nieustrukturyziowanych (podprocesy) są procesami ustrukturyzowanymi lub odwrotnie. W przedsiębiorstwie może funkcjonować bardzo wiele procesów biznesowych, z których pewna część może podlegać wspomaganiu z użyciem narzędzi informatycznych. Jednak biorąc pod uwagę różnorodność oraz stopień ustrukturyzowania procesów wymagana jest odpowiednia gama narzędzi informatycznych. Z jednej strony powtarzalne procesy występujące w bankach lub administracji wymagać będą pakietów takich jak IBM Workflow, IBM Domino czy Microsoft Sharepoint Server pozwalających na graficzne projektowanie przepływów pracy, a z drugiej w firmach takich jak studia graficzne, kancelarie prawne czy biura projektowe konieczne jest stosowanie rozwiązań, które nie będą krępować kreatywności pracowników.
W organizacjach realizujących nieustrukturyzowane procesy ad-hoc warunkiem sprawności działania jest umiejętność organizowania się użytkowników w grupy projektowe oraz dostępność elastycznych narzędzi takich jak sprawny system pracy grupowej taki jak IBM Domino lub Microsoft Exchange, oprogramowanie do komunikacji bezpośredniej takie jak IBM Sametime lub Microsoft Lync.
Coraz szersze zastosowanie zyskuje ostatnio oprogramowanie klasy Social Business, które usprawnia komunikację w ramach przedsiębiorstwa za pomocą narzędzi umożliwiających wyszukiwanie treści i kompetencji, grupowanie pracowników i treści, tworzenie blogów i wiki, tagowanie informacji oraz subskrybowanie powiadomień o nowych dokumentach i zmianach. Dodatkowym rozszerzeniem funkcjonalnym mogą być strumienie aktywności wspomagające prowadzenie projektów. Do narzędzi wspierających social business zaliczyć można między innymi IBM Connections, produkty Jive Software, Drupal Commons, Microsoft Sharepoint.
Cechą charakterystyczną współczesnych systemów współpracy jest ich dostępność na wielu platformach systemowych oraz urządzeniach mobilnych.
Nasze firma wykonała szereg wdrożeń systemów współpracy, których wspólną cechą jest indywidualna architektura dopasowana do potrzeb organizacji Klienta. Nasze dokonania obejmują systemy pracy grupowej wspierające komunikację mailową oraz zarządzanie czasem i zadaniami, systemy komunikacji bezpośredniej wspierającej elektroniczne spotkania wraz z komunikacją audio/wideo oraz aplikacje klasy workflow regulujące przepływ pracy w ramach procesów bzinesowych. W ramach naszej metodyki wdrożeń wyznajemy zasadę by w jak najkrótszym czasie dostarczyć Klientom wymierne korzyści biznesowe. W związku z tym zakładamy szybkie uruchamianie szeregu mikro-aplikacji poprawiających realizację procesów oraz poddających się ciągłym usprawnieniom w miarę rosnących potrzeb Klientów.